よくある質問

アンケート画面の各行にあるボタン（まだ配っていなければ「初回案内」、配布済みなら「再案内」）で、6言語の案内文（リンク入り）をコピーしてLINE等に貼り付けて送れます。コピーすると「誰が・いつ配布したか」が記録され、行とメンバー全員に表示されます（記録したくないときはチェックを外せます）。リンクだけ・QRコード画像だけが必要なときは、行末の「…」メニューの「URLをコピー」「QRをコピー」をお使いください。

原因はほぼ2つです。①入力した6桁の番号か生年月日が、名簿の登録と一致していない（本人の打ち間違いのほか、名簿側の生年月日の登録誤りもあります）、②その方がまだ名簿に登録されていない。企業ページの「名簿」でその方の登録と生年月日を確認し、未登録なら追加してください。番号が分からなくなった場合は、管理者が名簿から番号票を再印刷してお渡しください。なお、画面はセキュリティ上、番号と生年月日のどちらが違うかをあえて区別せずに表示します。

期限を過ぎたアンケートは自動的に「終了」扱いになり、回答できなくなります。引き続き同じ月の回答を集めたい場合は、アンケート画面のその行の「…」メニュー＞「期限を延長」で期限を延ばすと、受付が再開されます（新しい月のアンケートを作り直す必要はありません）。

企業ページの「名簿」から、お一人ずつ（または全員分まとめて）番号票を印刷できます。番号票には回答用のリンク（QRコード）と本人の6桁の番号が載っており、紙で手渡しするのが基本です。回答時は、番号票の番号と本人の生年月日を入力していただきます。番号は本人確認に使うものなので、LINEグループなど複数人が見る場所には貼らず、必ず本人に個別に渡してください。

番号の実際の値を表示・印刷できるのは、管理者権限のメンバーだけです（本人確認に使う情報のため、権限を分けています）。一般メンバーのアカウントでは番号は伏せて表示されます。印刷が必要な場合は、管理者権限の方にご依頼いただくか、機関設定＞メンバーで権限をご確認ください。

作れません。1企業につき1か月1件までです（月次・総合を問わず）。既存のアンケートを取り消すと、同じ月に作り直すことができます。

本人の答えに、何が起きているか（出来事や状態）が書かれているときは、AIは追加の質問をしません。気持ちや話題の名前だけで状況が分からないときに限り1問だけ聞き、それでも分からないときは角度を変えてもう1問聞きます（最大2問）。会話で聞かなかったことは、対応を記録する画面の「聞き方ガイド」が面談用の質問として出します。

企業ページの「LINE自動配信」カードで「連携をはじめる」を押すと連携コードが発行されます。公式アカウント「外国人材 定着コンパス」を友だち追加し、企業のLINEグループに招待して、コードをそのグループに送信すると連携されます。テスト送信が成功すると「自動配信を開始」を押せます。以後は毎朝9時ごろに、初回案内（アンケート作成後の最初の朝）と再案内（期限3日前・当日）が自動で届きます。

1つのグループに参加できる公式アカウントは1つだけです。ほかの公式アカウントが参加しているグループでは利用できないため、アンケート連絡用のグループを新しく作成してください。

企業ページの「コードを再発行」を押すと、新しいコード(72時間有効)が発行されます。

グループに再度招待すると自動で連携が復帰します(コードの再入力は不要です)。

企業ごとに止める場合は企業ページの「自動配信」トグルをオフに、機関全体で止める場合は設定の「アンケート運用と配信」タブからオフにできます。全員分の回答が揃った企業には、再案内は自動的に送られません。

受け入れ企業の一覧に、各社のLINE状態（自動配信中・設定中・未連携など）が表示されます。次回の自動配信はアンケート画面の各行に、配信の失敗は理由と再送ボタン付きでホームに表示されます。

企業ページのLINEカードにある「再案内に回答人数」トグルをONにすると、「こたえてくれた人（N人）」の人数が再案内に入ります（初期設定はOFF・お名前と回答内容は載りません）。まだ答えていない方が自分の番だと気づきやすくなります。なお、お名前の掲載は2026年8月に廃止しました（職場のグループでは、誰が答えたか・誰がまだかが同僚の方に分かってしまうため）。

企業情報（受け入れ属性・業種など）は、受け入れ企業の一覧にある「編集」から編集できます（企業ページの基本情報「編集」でも同じです）。外国人材の追加・退職・訂正は企業ページの「名簿」から行えます。アンケートは、回答期限のみ各行の「…」メニュー＞「期限を変更」で変更できます（期限切れ後の当月分は「期限を延長」。対象月は後から変更できません。月を誤って作成した場合は、そのアンケートを取り消して正しい月で作り直してください）。個々の回答内容は運営にお問い合わせください。

サマリー編集画面で「確定」ボタンを押すと、そのコメントはその内容で固定され、以後は自動生成で上書きされません。確定していない項目は、アンケート期限が切れたタイミングで、その時点の最終データをもとにAIが自動で作成します。

終了後は機関ポータルからの編集はできません（回答データの改ざん防止のためです）。修正が必要な場合は運営にお問い合わせください。

ご本人が「会社に見せていい」と了承した記録だけを、機関の判断で企業の共有リンクの「支援記録」タブとPDFに載せることができます。了承は、支援記録を書く画面の「本人の了承を得て企業に公開する」のチェックと了承の方法（口頭・書面・LINE）で1件ずつ残します。了承の無い記録は機関の内部記録のままで、企業には表示されません。企業に載せるのはレポート一覧の「支援記録」のスイッチから（ご本人の了承があり、まだどのレポートにも載せていない記録が、まとめて載ります）。企業に表示される項目を書き直すと了承は自動で外れ、公開中の記録は非公開に戻ります。機能の公開前に発行した共有リンクには表示されないため、その場合はリンクを発行し直してください。了承の取り方と6言語の定型文は、お渡しした運用ルールをご覧ください。

4種類あります。①回答期限のリマインド（締切の7日前・3日前・前日）、②週次ダイジェスト（毎週月曜の朝に当月の回答状況・未回答企業・要注意件数のまとめ）、③要注意の回答アラート（低い評価や、退職・ハラスメントなど至急確認したい自由記述があったとき、提出直後）、④レポート完成のお知らせ（アンケート終了後にAIコメント付きレポートが確定したとき、その日の分をまとめて1通）です。

画面右上のアカウント＞「自分への通知」で、受け取る通知を種類ごとにオン／オフできます（他のメンバーには影響しません）。機関全体で止めたい場合は、管理者が機関設定＞通知設定でオフにします。通知メールの文末のリンクからも同じ設定を開けます。

重大な回答の見逃しを防ぐため、機関全体の設定がオンの間は管理者に届きます。完全に止めたい場合は、管理者が機関全体の設定でオフにしてください。

回答者に送る案内文（6言語）をコピーできるページが開きます（ログイン不要）。言語を選んでコピーし、そのままLINEなどに貼り付けて送れます。

招待を受けてアカウントを作るときに入れます。あとから変えるときは画面右上のアカウント＞「ひらがなの名前」です。案内文の差出人には、企業ページの「自社の担当者」に選ばれている方の ひらがなの名前が入ります（未登録のときは「たんとうの人」と出ます）。LINE自動配信の案内文も同じです。

機関の管理者の方が、ログイン後の機関設定＞「料金と請求」の「解約のお申し出はこちら」から、その場で確定できます（確認のため「解約」と入力いただきます）。確定すると同じ画面に契約終了日が表示され、管理者の皆さまへ控えのメールをお送りします。ログインできない場合は、ログイン画面の「パスワードをお忘れの方」をお試しのうえ、解決しないときはお問い合わせフォームからログインの復旧をご依頼ください。

お申し出をいただいた月の末日で終了します。たとえば3月中にお申し出いただければ3月31日で終了、4月に入ってからのお申し出は4月30日での終了になります。料金は日割りされないため、月をまたぐと1か月分多くかかります。最低利用期間や違約金はありません。課金開始前のお申し出であれば料金は発生しません。

契約終了日の翌日以降はログインできなくなります。終了日までは通常どおりご利用いただけますので、必要なデータは終了日までに書き出してください。受け入れ企業へお渡ししたレポートの共有リンクも、契約終了に合わせて開けなくなります（企業側には何も表示されず、リンクが無効になります）。共有中の企業がある場合は、事前にお知らせいただくことをおすすめします。

機関設定＞「データの書き出し」からJSON形式でダウンロードできます。受け入れ企業・名簿・アンケート・回答・支援記録・同意の記録などが含まれます。ただし回答用の個人コードは、本人確認に使う情報のため書き出しに含まれません（移行先で番号をそのまま引き継ぐことはできず、新しい番号の発行が必要になります）。契約終了後はログインできないため、書き出しは必ず終了日までに行ってください。

契約終了日から90日間は保管し、その後、受け入れ企業・名簿・アンケートの回答・対応記録などのデータをまとめて自動で削除します。削除の14日前に、管理者の皆さまへメールでお知らせします。契約終了後はデータの書き出しや、削除したデータの復元には対応できません。契約・請求に関する記録（原則7年間）や操作ログのほか、バックアップ等の運用上の情報と、支援記録の共有についての本人の了承の記録（個人情報保護法第29条の記録）は、利用規約第16条第5項の定めにより保存します。詳しくはプライバシーポリシー第12条をご覧ください。

契約終了日までは、機関設定＞「料金と請求」の「解約を取り消す」から、その場で取り消せます（ご契約はこれまでどおり続きます）。再契約も承ります。契約終了から90日以内であればデータはそのまま残っていますが、90日を過ぎると削除され元に戻せないため、登録し直しが必要になります。

ログイン画面の「パスワードをお忘れの方」から再設定できます。ご登録のメールアドレス宛に再設定用のリンクをお送りします。

画面右上のアカウント＞「メールアドレス変更」から変更できます。新しいメールアドレス宛に確認メールが届くので、そのリンクを開くと変更が確定します。

機関設定＞「メンバー」から、メールアドレスを指定して招待できます（管理者のみ）。招待されたメンバーは自分でお名前・ひらがなの名前・パスワードを設定してログインできます。

ご本人確認のうえ運営で2要素認証を解除しますので、お問い合わせフォームよりご連絡ください。解除後は通常どおりパスワードでログインでき、画面右上のアカウント＞「2要素認証」から再度有効化できます。

画面右上のアカウント＞「パスワード変更」タブの下にある「すべての端末からログアウト」で、他の端末のログイン状態をまとめて終了できます（今お使いの端末はそのまま使えます。パスワードは変わりません）。パスワードを変更した場合も、同じように他の端末はログアウトされます。